Time Management: ਕਾਮਯਾਬੀ ਲਈ ਟਾਈਮ ਮੈਨੇਜ਼ਮੈਂਟ
ਟਾਈਮ ਮੈਨੇਜ਼ਮੈਂਟ ਨਾ ਸਿਰਫ ਆਫਿਸ ਲਈ ਸਗੋਂ ਜੀਵਨ ਦੇ ਕਿਸੇ ਵੀ ਖੇਤਰ ’ਚ ਸਫਲਤਾ ਪਾਉਣ ਲਈ ਇੱਕ ਜ਼ਰੂਰੀ ਤਰੀਕਾ ਹੈ ਸਮੇਂ ਦੀ ਅਣਦੇਖੀ ਕਰਕੇ ਕੋਈ ਵੀ ਵਿਅਕਤੀ ਸਫ਼ਲਤਾ ਦੀ ਇੱਕ ਪੌੜੀ ਵੀ ਨਹੀਂ ਚੜ੍ਹ ਸਕਦਾ, ਬੁਲੰਦੀਆਂ ਦੀ ਤਾਂ ਗੱਲ ਹੀ ਛੱਡ ਦਿਓ
ਕੀ ਤੁਸੀਂ ਆਫਿਸ ’ਚ ਮੁਹਾਰਤ ਨਾਲ, ਅਸਰਦਾਰ ਤਰੀਕੇ ਨਾਲ ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋ? ਤੁਸੀਂ ਆਪਣੇ ਕੰਮ ’ਤੇ ਫੋਕਸ ਰਹਿ ਕੇ ਅੰਜ਼ਾਮ ਦਿੰਦੇ ਹੋ ਜਾਂ ਧਿਆਨ ਇੱਧਰ-ਉੱਧਰ ਭਟਕਣ ਲੱਗਦਾ ਹੈ
ਆਪਣੇ ਆਫਿਸ ਟਾਈਮ ਨੂੰ ਮੁਹਾਰਤ ਨਾਲ ਆਰਗੇਨਾਈਜ਼ ਕਰਨ ਅਤੇ ਕੰਮ ਦੇ ਜ਼ਿਆਦਾ ਤੋਂ ਜ਼ਿਆਦਾ ਚੰਗੇ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰਨ ਲਈ ਹੇਠ ਲਿਖੀਆਂ ਕੁਝ ਗੱਲਾਂ ਤੁਸੀਂ ਧਿਆਨ ’ਚ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ
- ਕੰਮ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਟੈਲੀਫੋਨ ਦੀ ਡਿਸਟਰਬੈਂਸ ਤੋਂ ਬਚਣ ਲਈ ਆਂਸਰਿੰਗ ਮਸ਼ੀਨ ਦਾ ਇਸਤੇਮਾਲ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਅਤੇ ਸੰਭਵ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਸੈਕਰੇਟਰੀ ਦੀ ਸੇਵਾ ਲਈ ਜਾ ਸਕਦੀ ਹੈ ਉਸ ਤੋਂ ਬਾਅਦ ਹਰੇਕ ਦਿਨ ਕੁਝ ਸਮਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ਟੈਲੀਫੋਨ ਕਾਲਾਂ ਦਾ ਜਵਾਬ ਦੇਣ ਲਈ ਤੈਅ ਕੀਤਾ ਜਾ ਸਕਦਾ ਹੈ ਇਸ ਤਰ੍ਹਾਂ ਤੁਸੀਂ ਕੰਮ ਦੇ ਚੰਗੇ ਨਤੀਜੇ ਪ੍ਰਾਪਤ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ ਅਤੇ ਉਸ ’ਤੇ ਬਿਹਤਰ ਫੋਕਸ ਰੱਖ ਸਕਦੇ ਹੋ
- ਇਹ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਧਿਆਨ ਭਟਕਾਉ ਜਿਵੇਂ ਟੈਲੀਫੋਨ ਅਤੇ ਈਮੇਲ ਦਾ ਘੱਟ ਤੋਂ ਘੱਟ ਸਿਰਫ਼ ਜਰੂਰਤ ਦੇ ਹਿਸਾਬ ਨਾਲ ਵਰਤੋਂ ਕਰ ਸਕਦੇ ਹੋ
- ਕੰਮ ਦੌਰਾਨ ਈਮੇਲ ਦਾ ਭਟਕਾਅ ਕਾਫੀ ਵਧ ਗਿਆ ਹੈ ਜੋ ਤੁਹਾਨੂੰ ਕੰਮ ’ਤੇ ਇਕਾਗਰਚਿੱਤ ਨਹੀਂ ਹੋਣ ਦਿੰਦਾ, ਇਸ ਲਈ ਕੁਝ ਸਮਾਂ ਤੁਸੀਂ ਈਮੇਲ ਜ਼ਰੀਏ ਡੀਲ ਕਰਨ ਲਈ ਅਲੱਗ ਤੋਂ ਤੈਅ ਕਰ ਲਓ ਅਤੇ ਬਾਅਦ ’ਚ ਸਾਰਾ ਦਿਨ ਆਪਣੇ ਈਮੇਲ ਪ੍ਰੋਗਰਾਮ ਬੰਦ ਕਰਕੇ ਰੱਖ ਦਿਓ ਜਾਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਈਮੇਲਜ਼ ਦਾ ਤੁਰੰਤ ਨੋਟੀਫਿਕੇਸ਼ਨ ਬੰਦ ਕਰ ਦਿਓ ਆਪਣੀ ਈਮੇਲ ਆਈਡੀ ਨੂੰ ਫਾਲਤੂ ਦੀਆਂ ਐਪਜ਼ ਤੇ ਨਾ ਪਾਓ ਇਹ ਤੁਹਾਡੀ ਸੇਫ਼ਟੀ ਲਈ ਜਰੂਰੀ ਹੈ
- ਹਰ ਦਿਨ ਆਫਿਸ ਛੱਡਣ ਤੋਂ ਪਹਿਲਾਂ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਲਈ ਜੋ ਕੰਮ ਕਰਨੇ ਹਨ (ਟੂ-ਡੂ ਲਿਸਟ), ਉਸ ਨੂੰ ਤਿਆਰ ਕਰ ਲਓ ਅਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਤਰਜ਼ੀਹ ਦਿਓ ਇਸ ਤੋਂ ਅਗਲੇ ਦਿਨ ਤੁਸੀਂ ਜਿਵੇਂ ਹੀ ਆਫਿਸ ਆਓਗੇ, ਤੁਹਾਡੇ ਦਿਮਾਗ ’ਚ ਇਹ ਕਲੀਅਰ ਹੋਵੇਗਾ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕਿਹੜੀਆਂ ਗੱਲਾਂ ’ਤੇ ਧਿਆਨ ਫੋਕਸ ਕਰਨਾ ਹੈ
- ਪਹਿਲਾਂ ਜੋ ਵੱਡੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੰਮ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਤੋਂ ਸ਼ੁਰੂਆਤ ਕਰੋ ਬਾਅਦ ’ਚ ਛੋਟੇ ਘੱਟ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਲਓ ਜੇਕਰ ਤੁਸੀਂ ਛੋਟੇ-ਛੋਟੇ ਕੰਮਾਂ ਨੂੰ ਹੀ ਪਹਿਲਾਂ ਲੈ ਲਵੋਗੇ ਤਾਂ ਪਤਾ ਲੱਗੇਗਾ ਤੁਹਾਡਾ ਆਫਿਸ ਦਾ ਸਾਰਾ ਸਮਾਂ ਤਾਂ ਉਨ੍ਹਾਂ ’ਚ ਖ਼ਤਮ ਹੋ ਗਿਆ ਹੈ ਵੱਡੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਤਾਂ ਸਮਾਂ ਹੀ ਨਹੀਂ ਬਚਿਆ ਇੱਕ ਗੱਲ ਜੋ ਤੁਸੀਂ ਖਾਸ ਧਿਆਨ ’ਚ ਰੱਖਣੀ ਹੈ ਉਹ ਇਹ ਕਿ ਜਿਹੜੇ ਕੰਮਾਂ ’ਚ ਸਿਰਫ ਪੰਜ-ਸੱਤ ਮਿੰਟ ਖਰਚ ਹੋਣੇ ਹਨ, ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਜ਼ਰੂਰ ਨਿਪਟਾ ਲਓ ਤਾਂ ਕਿ ਤੁਹਾਡਾ ਕੰਮ ਦਾ ਬੋਝ ਘੱਟ ਰਹੇ ਤੇ ਬਾਕੀ ਦੇ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਰਸਤਾ ਸਾਫ ਰਹੇ ਅਤੇ ਦਿਮਾਗ ’ਚੋਂ ਘੱਟੋ-ਘੱਟ ਇਹ ਛੋਟੇ ਕੰਮ ਨਿੱਕਲ ਜਾਣ ਪਰ ਇਨ੍ਹਾਂ ਕੰਮਾਂ ਲਈ ਟਾਈਮ ਲਿਮਟ ਰੱਖੋ
- ਆਪਣੇ ਆਫਿਸ ਅਤੇ ਡੈਸਕ ਨੂੰ ਸਵਾਰ ਕੇ ਰੱਖੋ ਹਰ ਚੀਜ਼ ਆਪਣੀ ਥਾਂ ਹੋਵੇ ਤਾਂ ਕਿ ਉਨ੍ਹਾਂ ਨੂੰ ਲੱਭਣ ’ਚ ਰੁੱਝਿਆ ਸਮਾਂ ਨਾ ਗੁਆਉਣਾ ਪਵੇ ਤੁਹਾਡੇ ਮਹੱਤਵਪੂਰਨ ਕਾਗਜ਼ ਅਤੇ ਚੀਜ਼ਾਂ ਇੱਧਰ-ਉੱਧਰ ਨਾ ਹੋ ਜਾਣ
- ਆਫਿਸ ਵਰਕ ਕਰਦੇ ਹੋਏ ਆਪਣੀਆਂ ਤਰਜ਼ੀਹਾਂ ਨੂੰ ਸਮਝ ਕੇ ਉਨ੍ਹਾਂ ’ਤੇ ਅਮਲ ਕਰਨਾ ਬਹੁਤ ਜ਼ਰੂਰੀ ਹੈ ਇਹ ਤਰਜ਼ੀਹਾਂ ਲੰਮੇ ਸਮੇਂ ਦੀਆਂ ਵੀ ਹੋ ਸਕਦੀਆਂ ਹਨ ਅਤੇ ਰੋਜ਼ਾਨਾ ਦੀਆਂ ਵੀ
- ਆਫਿਸ ਸਬੰਧੀ ਸਾਰੇ ਕੰਮ ਸਿਰਫ਼ ਆਪਣੇ ਹੀ ਜਿੰਮੇ ਲੈਣ ਦੀ ਗਲਤੀ ਨਾ ਕਰੋ ਕੰਮ ਦਾ ਭਾਰ ਘੱਟ ਕਰਨ ਲਈ ਉਸ ਨੂੰ ਕਾਬਲ ਵਿਅਕਤੀ ਨੂੰ ਦੇਣ ’ਚ ਨਾ ਝਿਜਕੋ
- ਆਫਿਸ ਟਾਈਮ ਮੈਨੇਜ਼ਮੈਂਟ ’ਚ ਸਮਾਰਟ ਗੋਲਜ਼ ਦੀ ਬਹੁਤ ਅਹਿਮੀਅਤ ਹੈ ਇਸ ਦੀ ਫੁੱਲ ਫਾਰਮ ਹੈ-ਸਪੈਸੀਫਿਕ, ਮੇਜਰੇਬਲ ਅਚੀਵੇਬਲ, ਰਿਕਾਰਡਿਗ ਅਤੇ ਟਾਈਮਲੀ ਇਸ ਨੂੰ ਧਿਆਨ ’ਚ ਰੱਖ ਕੇ ਚੱਲੋਗੇ ਤਾਂ ਤੁਸੀਂ ਜਾਣ ਸਕੋਗੇ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਕੀ ਕਰਦੇ ਜਾ ਰਹੇ ਹੋ ਸਫਲਤਾਪੂਰਵਕ ਪੂਰਾ ਹੋ ਜਾਣ ’ਤੇ ਉਸ ਨੂੰ ਜਾਂਚੋ ਪਰਖੋ ਸਮਾਰਟ ਗੋਲਜ਼ ਤੁਹਾਨੂੰ ਇਹ ਦੱਸਣ ’ਚ ਲਾਹੇਵੰਦ ਹਨ ਕਿ ਤੁਹਾਨੂੰ ਆਪਣੇ ਸੁਫਨੇ ਪੂਰੇ ਕਰਨ ਲਈ ਕੀ ਕਦਮ ਚੁੱਕਣੇ ਚਾਹੀਦੇ ਹਨ
- ਆਫਿਸ ਟਾਈਮ ਮੈਨੇਜ਼ਮੈਂਟ ਨੂੰ ਅਸਰਦਾਰ ਬਣਾਉਣ ਜਾਂ ਉਸ ’ਚ ਅੜਿੱਕਾ ਪਾਉਣ ’ਚ ਟੈਕਨਾਲੋਜੀ ਦਾ ਹੱਥ ਹੋ ਸਕਦਾ ਹੈ ਹੁਣ ਇਹ ਤੁਹਾਡੇ ’ਤੇ ਹੈ ਕਿ ਤੁਸੀਂ ਉਸ ਨੂੰ ਕਿਵੇਂ ਹੈਂਡਲ ਕਰਦੇ ਹੋ -ਊਸ਼ਾ ਜੈਨ ‘ਸ਼ੀਰੀਂ’
